Dacă ești genul de persoană care își imaginează că are totul sub control doar pentru că ți-ai notat niște sarcini într-o agendă frumoasă, ei bine, te cam înșeli. Realitatea este că timpul e singura resursă pe care o avem, iar dacă nu-l gestionezi cum trebuie, ajungi ca un coș de rufe plin până la refuz, cu ciorapi desperecheați și tricouri și geci și prosoape unele peste altele și capacul coșului nici nu se mai închide.
O să-ți explic pe îndelete cum stă treaba. Dacă crezi că îți poți planifica ziua fără interferențe, e ca și cum ai crede că poți merge pe stradă fără să dai peste un neica nimeni care îți cere să semnezi pentru cine știe ce cauză dubioasă. Planurile tale frumoase? Da, arată bine pe hârtie, dar sunt la fel de utile ca o umbrelă într-o furtună de nisip. De fapt, sunt mai degrabă o iluzie confortabilă, care se năruie la primul semn în care dai de “năcaz”.
În viața reală, încep să apară e-mailuri, cerințe de la șefi, colegi care vor să le rezolvi problemele și o grămadă de alte cerințe mărunte care îți fură timpul. Și așa, coșul tău de rufe, plin cu frumoasele tricouri colorate frumos așezate și planificate, începe să se umple cu tot felul de prostii neprevăzute. Ajungi să nu mai poți închide capacul, iar ziua ta planificată se transformă într-un haos total. Și nu, să încerci să îndeși totul cu forța nu va rezolva problema, ci doar o va agrava. Se rupe capacul, pentru cei mai forțoși.
Dar stai liniștit, există o metodă – nu, nu una care îți promite miracole, dar ceva ce ar putea face diferența între a te păstra sănătos la căpuț și a înnebuni complet. Această metodă vine în doi pași simpli, pe care, dacă îi urmezi cu strictețe, îți pot salva ziua.
Primul pas – Categorisirea sarcinilor
Da, sună a ceva ce ar spune un coach motivațional de pe YouTube, dar chiar funcționează. Împarte-ți sarcinile în muncă de bază, comunicări, administrare și treburile casnice. Fiecare categorie are timpul ei alocat, iar dacă cineva vine să îți bage pe gât încă o întâlnire inutilă, poți să-i spui elegant că nu ai timp. “Nu mai e”. Sau nu-i spui elegant, depinde de dispoziția ta și de cât de mult ți s-a stricat deja ziua.
Să luăm un exemplu concret. Îți planifici ziua de lucru: 8 ore, împărțite frumos între diferite sarcini. Ai 2 ore pentru munca de bază, să zicem scris, dacă ești scriitor. Mai adaugi 1 oră pentru e-mailuri și alte comunicări. 2 ore pentru întâlniri și 3 ore pentru alte sarcini administrative. Totul pare în regulă, până când începi să primești cereri de la colegi și șefi care îți cer să rezolvi tot felul de urgențe neprevăzute.
Așa că, pentru a evita să te pierzi în haos, trebuie să fii pregătit să categorisești rapid sarcinile noi care apar. Poți face asta setând priorități clare și știind exact cât timp ai disponibil pentru fiecare tip de activitate.
Al doilea pas – Calendarul
Folosește-l pentru a-ți proteja timpul. Alocă ore specifice pentru fiecare categorie și ține-te de ele cu dinții. Fii gata să spui “nu” când e necesar. Da, știu, nu-i ușor, dar gândește-te la alternativa de a-ți petrece serile lucrând extra doar pentru că ai fost prea drăguț să refuzi pe cineva. Și da, să spui “nu” poate fi o artă pe care trebuie să o înveți, dar crede-mă, e vitală.
O tehnică utilă este să îți blochezi timp în calendar pentru fiecare tip de activitate. De exemplu, poți rezerva 2 ore dimineața pentru sarcinile importante care necesită concentrare maximă. Apoi, ai o oră după-amiaza pentru e-mailuri și alte comunicări. Întâlnirile le poți programa în blocuri de 2 ore, iar restul timpului îl folosești pentru diferite sarcini administrative.
Metafora coșului de rufe
Acum, să revenim la metafora noastră cu coșul de rufe. Imaginează-ți că ai o zi perfect planificată. Tricourile colorate și alea albe și alea negre sunt frumos aranjate și capacul coșului de rufe se închide perfect. Dar apoi, inevitabil, încep să vină alte rufe peste ele: e-mailuri, cerințe de la șefi, întâlniri neprevăzute și tot felul de alte chestii care îți umplu coșul. Și, ca să fie treaba o treabă și mai complicată, apar și cerințe personale – partenerul de viață care îți cere să faci cumpărături pe drum spre casă, trebuie să cureți litierele pisicilor ca să nu miroasă prin casă de parcă ai scurgeri de gaz, prietenii care vor să ieșiți la un suc, poate și vecinul care are nevoie de ajutor, o cană de ulei, una de mălai, mai stai la o bârfă…
Și uite așa, coșul tău de rufe devine un monstru de necontrolat, cu tricouri aruncate în toate direcțiile și ciorapi care încep să sară afară (mereu am crezut asta, ciorapii au propria lor inițiativă, probabil de aia dispar). Ce faci atunci? Îți iei inima în dinți și aplici metoda celor două categorii și calendarul.
De ce este important să spui “NU”
Începe prin a-ți categorisi sarcinile. Pune munca de bază într-o categorie – acele lucruri esențiale care trebuie făcute pentru ca tu să-ți păstrezi jobul sau să îți conduci afacerea. Apoi, pune comunicările într-o altă categorie – e-mailuri, telefoane, întâlniri. Nu uita de administrare și treburile casnice – facturile, curățenia, gătitul.
Odată ce ai aceste categorii, deschide calendarul și începe să aloci timp fiecărei categorii. Poate că munca de bază are nevoie de 6 ore pe săptămână. Comunicările ar putea să necesite 15-18 ore, mai ales dacă ești în permanență la dispoziția celorlalți. Dar nu uita să îți rezervi timp și pentru tine – timp pentru a te relaxa, a te distra, a nu face nimic.
Și aici vine partea grea – să înveți să spui “nu”. Când calendarul tău este plin, este plin. Nu mai încap alte sarcini. Nu te lăsa manipulat de cererile de ultim moment. Fii ferm și protejează-ți timpul. Dacă nu o faci tu, nimeni altcineva nu o va face pentru tine.
Sfaturi pentru gestionarea eficientă a timpului
Și dacă tu crezi că ești prea ocupat pentru a-ți proteja timpul, amintește-ți că și oamenii din omenirea dinaintea ta au avut aceleași probleme. Nu ești primul care se confruntă cu haosul zilnic. Așa că, înainte să te plângi că nu ai timp, încearcă să îți gestionezi mai bine resursele. Nu e magie, nu se face nimic miracol, dar e singura cale de a supraviețui într-o lume care cere din ce în ce mai mult de la tine.
Un alt sfat util este să îți organizezi ziua în blocuri de timp dedicate. De exemplu, poți avea blocuri de 90 de minute pentru deep work, urmate de pauze scurte pentru a-ți reîncărca bateriile. Aceasta tehnică, cunoscută sub numele de tehnica Pomodoro, te poate ajuta să îți menții concentrarea și să eviți epuizarea.
Importanța prioritizării
Prioritizarea este esențială în gestionarea timpului. Nu toate sarcinile sunt create egale. Folosește chiar și metoda Eisenhower pentru a-ți clasifica sarcinile în funcție de urgență și importanță. Sarcinile urgente și importante trebuie să fie rezolvate imediat, cele importante dar nu urgente pot fi planificate, cele urgente dar nu importante pot fi delegate, iar cele nici urgente, nici importante ar trebui să fie eliminate.
Concluzie
Așadar, dragul meu prieten care se confruntă, la fel ca mine, cu haosul zilnic, ia-ți un moment și reevaluează-ți prioritățile. Timpul e limitat și, dacă nu-l folosești cu înțelepciune, vei ajunge la capătul zilei cu un coș de rufe plin și niciun pic de satisfacție. Nu îți oferă nimeni vreo medalie pentru că ești ocupat până peste cap. Este doar dreptul tău de a protesta. Apoi, dacă vezi că ești prost reprezentat sau că lucrurile merg aiurea, amintește-ți că, indiferent cât de complicată ar părea ziua, ai întotdeauna puterea de a spune “nu”. De a-ți proteja timpul și de a te asigura că, la sfârșitul zilei, coșul tău de rufe este ordonat și capacul se închide perfect. Și poate, doar poate, vei găsi și un moment de liniște pentru tine însuți.
Nu uita, timpul este singura resursă pe care nu o poți înlocui. Așa că folosește-l cu înțelepciune și nu lăsa pe nimeni să îți dicteze cum să îți petreci ziua. Ai grijă de tine, de corpul și de timpul tău, pentru că nimeni altcineva nu o va face în locul tău. Succes!
